顧問弁護士のテーマ：個人データ共同利用時の留意点

顧問弁護士（法律顧問）として問い合わせの多いポイントをメモ風にまとめています。企業の顧問弁護士をしている者の立場から、日々接している法律問題のうち、一般的な情報として役に立ちそうなものをメモしています。ジャンルは幅広く扱っていますが、近時、未払いの残業代の問題などの労務問題が増えているので、そのような傾向を反映した形でのテーマのバラつきはあるかもしれません。

 

今回のテーマは、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合についてです。労務問題（残業代問題、サービス残業など）が生じたときに関連して問題になることが多いテーマです。

「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン」にしたがい説明します。

個人データを特定の者との間で共同して利用する場合、以下の①から④までの情報をあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いておくとともに、共同して利用することを明らかにしている場合は、第三者に該当しなません。また、既に特定の事業者が取得している個人データを他の事業者と共同して利用する場合は、既に取得している事業者が法第１５条第１項の規定により特定した利用目的の範囲で共同して利用しなければなりません。

共同利用する場合、以下の①から④までの情報のほか、あらかじめ一定の事項につき取り決めておくことが望ましいといえます。

共同利用の対象となる個人データの提供については、必ずしもすべての共同利用者が双方向で行う必要はなく、一部の共同利用者に対し、一方向で行うこともできます。

個人データの管理について責任を有する者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、共同利用者間で利用している個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければなりません。

なお、共同利用か委託かは、個人データの取扱いの形態によって判断されるものであって、共同利用者の範囲に委託先事業者が含まれる場合であっても、委託先との関係は、共同利用となるわけではなく、委託先の監督義務を免れるわけでもありません。

例えば、グループ企業でイベントを開催する場合に、各子会社から親会社（幹事会社）に顧客情報を集めた上で展示会の案内を発送する場合は共同利用となりますが、自社でイベントを開催する場合に、案内状を発送するために発送代行事業者に顧客情報を提供する場合は、共同利用者の範囲に含まれるグループ企業内の事業者への提供であったとしても、委託であって、共同利用とはなりません。

【共同利用を行う可能性がある事例】

事例１）グループ企業で総合的なサービスを提供するために取得時の利用目的（法第１５条第２項の規定に従い変更された利用目的を含む。以下同じ。）の範囲内で情報を共同利用する場合

事例２）親子兄弟会社の間で取得時の利用目的の範囲内で個人データを共同利用する場合

事例３）外国の会社と取得時の利用目的の範囲内で個人データを共同利用する場合

事例４）企業ポイント等を通じた連携サービスを提供する提携企業の間で取得時の利用目的の範囲内で個人データを共同利用する場合

①共同して利用される個人データの項目
事例１）氏名、住所、電話番号
事例２）氏名、商品購入履歴

②共同利用者の範囲（本人からみてその範囲が明確であることを要するが、範囲が明確である限りは、必ずしも個別列挙が必要ない場合もある。）
事例）最新の共同利用者のリストを本人が容易に知り得る状態に置いているとき

③利用する者の取得時の利用目的（共同して利用する個人データのすべての利用目的）

④開示等の求め及び苦情を受け付け、その処理に尽力するとともに、個人データの内容等について、開示、訂正、利用停止等の権限を有し、安全管理等個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称（共同利用者の中で、第一次的に苦情の受付・処理、開示・訂正等を行う権限を有する事業者を、「責任を有する者」といい、共同利用者の内部の担当責任者をいうのではない。）

【上記①から④までの事項のほかに取り決めておくことが望ましい事項】

●共同利用者の要件（グループ会社であること、特定のキャンペーン事業の一員であること等、共同利用による事業遂行上の一定の枠組）
●各共同利用者の個人情報取扱責任者、問い合わせ担当者及び連絡先
●共同利用する個人データの取扱いに関する事項
・個人データの漏えい等防止に関する事項
・目的外の加工、利用、複写、複製等の禁止
・共同利用終了後のデータの返還、消去、廃棄に関する事項
●共同利用する個人データの取扱いに関する取決が遵守されなかった場合の措置
●共同利用する個人データに関する事件・事故が発生した場合の報告・連絡に関する事項
●共同利用を終了する際の手続

ご不明な点などがありましたら、顧問弁護士（法律顧問）にご確認ください。その他、借金問題、交通事故など法律問題でお悩みの方も弁護士にお問い合わせください。なお、法律というのは絶えず改正が繰り返され、日々新たな裁判例・先例が積み重なっていきます。そして、事例ごとに考慮しなければならないことが異なるため、一般論だけを押さえても、最善の問題解決に結びつかないことが多々あります。特にこのブログで紹介することの多い労務問題（残業代請求、不当な解雇など）は、これらの傾向が顕著ですから注意してください。また、当ブログにおいて公開する情報は、対価を得ることなくメモ的な走り書きによりできあがっているため、（ある程度気をつけていますが）不完全な記述や誤植が含まれている可能性があります。実際にご自身で解決することが難しい法律問題に直面した場合には、一般的に得られる知識のみに基づいてご自身で判断してしまうのではなく、必ず専門家（顧問弁護士・法律顧問など）に個別にご相談いただくことを強くお勧めします。